Politique de confidentialité

La présente Politique explique comment Les Solutions PAXEO Inc. (« PAXEO », « nous ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le site public paxeo.ai (le « Site »), l’application PAXEO, ses portails, espaces de travail, liens, interfaces et intégrations (la « Plateforme »).

Elle s’applique notamment aux visiteurs du Site, personnes qui communiquent avec PAXEO, Clients directs, Abonnés, courtiers, administrateurs, propriétaires, emprunteurs, prêteurs, Parties prenantes et autres Utilisateurs autorisés.

Les Solutions PAXEO Inc. est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Le responsable de la protection des renseignements personnels est Cyril Torres - contact@paxeo.ai

PAXEO établit et met en œuvre des politiques et pratiques de gouvernance portant notamment sur les rôles internes, la conservation, la destruction, la sécurité, les incidents et le traitement des plaintes.

Pour les renseignements de compte, la facturation, la sécurité, le soutien, la preuve contractuelle, la prévention des abus, l’exploitation du Site et le respect de ses obligations légales, PAXEO détermine ses propres finalités et demeure responsable de ces traitements.

Lorsqu’un Client direct utilise Analyse financière ou Préparer mon financement, PAXEO détermine les traitements nécessaires pour fournir, administrer, sécuriser et soutenir le service direct demandé, sous réserve des responsabilités que la loi attribue selon le contexte.

Pour les documents et renseignements d’un Dossier traités selon les instructions d’une Organisation cliente ou d’un Courtier, PAXEO agit comme fournisseur de services. L’Organisation cliente ou le Courtier détermine les renseignements nécessaires, informe les personnes concernées et contrôle les accès et transmissions relevant de son mandat. PAXEO demeure responsable de la sécurité et de la confidentialité du traitement qu’il effectue et de l’encadrement de ses propres fournisseurs.

Selon l’utilisation du Site, PAXEO peut traiter : les coordonnées fournies dans un formulaire ou une demande de démonstration; l’organisation, le rôle et la nature du besoin; les communications échangées; les renseignements nécessaires à la création d’un compte ou au passage vers la Plateforme; et les données techniques de navigation, de sécurité et de journalisation nécessaires au fonctionnement du Site.

Lorsque l’Utilisateur consent à recevoir des communications commerciales, PAXEO peut utiliser les coordonnées fournies pour ces communications, avec les mécanismes de retrait applicables.

Selon le rôle et les fonctions activées, PAXEO peut traiter notamment :

• les renseignements de compte et professionnels : nom, coordonnées, organisation, rôle, permis, préférences et informations d’authentification;
• lors d’une connexion Google : l’adresse courriel, le nom et la photo de profil fournis par Google;
• lors d’un import Google Drive activé et autorisé : les fichiers ou dossiers expressément sélectionnés par l’Utilisateur et les métadonnées nécessaires à leur import;
• les renseignements de Dossier : identité déclarée, adresses, immeubles, sociétés, actionnaires, cautions, projet de financement, communications, consentements et autorisations;
• les documents financiers, fiscaux et immobiliers nécessaires;
• les données extraites ou préparées : texte OCR, champs structurés, classifications, rattachements, incohérences apparentes, indices de confiance, calculs, simulations et résultats techniques;
• les renseignements de signature et de preuve lorsque la fonction est activée;
• les renseignements de paiement et de facturation transmis à Stripe; PAXEO ne conserve pas le numéro complet de carte;
• les données de Mise en relation et les renseignements ou documents expressément sélectionnés;
• les données techniques et de sécurité : adresse IP, appareil, navigateur, connexions, accès, téléchargements, transmissions, incidents et activités suspectes;
• les renseignements provenant de registres publics ou officiels.

Les mots de passe, NIP, codes à usage unique, jetons d’authentification, numéros complets de carte de paiement et autres secrets d’accès ne doivent jamais être déposés dans un Dossier.

Les renseignements médicaux, renseignements concernant des mineurs, numéros d’assurance sociale, pièces d’identité complètes et autres renseignements particulièrement sensibles ne doivent être traités que lorsqu’une nécessité légitime est démontrée, que la loi le permet et qu’une fonction expressément prévue l’encadre.

À la date d’entrée en vigueur, PAXEO n’utilise aucune reconnaissance faciale, vocale ou autre donnée biométrique pour les fonctionnalités décrites dans la présente Politique.

Les renseignements peuvent provenir de la personne concernée; d’un Courtier, d’une Organisation cliente ou d’un Utilisateur autorisé; des documents et communications déposés dans un Dossier; des professionnels ou prêteurs autorisés participant au parcours; des Parties prenantes qui répondent à une demande; de registres publics ou officiels, notamment l’Autorité des marchés financiers et le Registraire des entreprises du Québec; et des systèmes techniques et fournisseurs nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de PAXEO.

PAXEO traite les renseignements uniquement pour des finalités pertinentes, notamment : créer et administrer les comptes, rôles, invitations et accès; fournir Analyse financière et Préparer mon financement; structurer, recueillir, organiser, classer, rattacher et présenter les éléments d’un Dossier; produire des calculs, extractions, préremplissages, classifications, alertes et pistes d’audit; permettre les partages et transmissions autorisés; faciliter les mises en relation; fournir la signature électronique lorsque activée; vérifier certains renseignements auprès de sources officielles; facturer le service; communiquer avec les Utilisateurs; offrir le soutien; sécuriser les systèmes; prévenir les abus et la fraude; traiter les incidents; respecter les obligations légales et contractuelles; et mesurer la performance au moyen de statistiques agrégées ou de renseignements anonymisés conformément à la loi.

PAXEO ne vend pas les renseignements personnels et ne les loue pas. PAXEO n’utilise pas le Contenu client pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle généraliste. Toute utilisation différente nécessiterait une mise à jour des documents applicables et, lorsque requis, un consentement ou une autre autorisation légalement valable.

PAXEO utilise Mistral AI, société établie en France, en production pour l’OCR, notamment la lecture et l’extraction automatique de renseignements à partir des documents déposés, ainsi que pour l’assistant intégré qui guide l’Utilisateur. Les renseignements strictement nécessaires à ces fonctions sont traités au moyen de l’endpoint situé dans l’Union européenne.

Ces traitements sont encadrés par une entente de traitement des données (DPA), une configuration de rétention zéro, l’exclusion de l’entraînement des modèles au moyen du Contenu client et une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). PAXEO limite les renseignements transmis à ceux nécessaires aux fonctions concernées.

PAXEO réévalue ces traitements et met à jour la présente Politique lorsque le fournisseur, la finalité, la localisation, la conservation, l’utilisation pour l’entraînement ou les mesures de protection changent de manière importante.

Les résultats de l’IA peuvent être inexacts ou incomplets. Ils constituent des résultats techniques à vérifier et ne sont ni une décision de crédit, ni une approbation, ni une certification de conformité, d’authenticité ou d’absence de fraude.

PAXEO peut utiliser des renseignements disponibles dans des registres publics ou officiels, notamment pour vérifier une inscription professionnelle ou l’existence d’une entreprise.

Lorsque la fonction est activée, PAXEO peut utiliser des mécanismes d’authentification sécurisés autorisés pour interroger certaines sources officielles. PAXEO ne se présente pas comme certifié ou mandaté par le gouvernement du seul fait d’utiliser un registre, une API, un certificat d’authentification ou un mécanisme d’accès.

PAXEO limite chaque fournisseur aux renseignements et opérations nécessaires. Un accès de soutien ou un sous-traitant ultérieur peut se trouver ailleurs lorsque l’encadrement applicable le permet.

Avant de communiquer un renseignement personnel à l’extérieur du Québec ou de confier son traitement à un fournisseur situé à l’extérieur du Québec, PAXEO réalise l’évaluation requise par la loi, tient compte de la sensibilité, de la finalité, des mesures de protection et du régime juridique applicable, et met en place l’encadrement contractuel requis.

Le fait que le stockage principal soit au Québec ne signifie pas qu’aucun traitement, support, routage réseau ou accès autorisé ne puisse avoir lieu dans une autre juridiction.

PAXEO peut permettre à un Utilisateur autorisé de sélectionner une Partie prenante dans un répertoire et de lui adresser une demande. La Partie prenante reçoit les renseignements comme destinataire indépendant pour ses propres services professionnels, et non comme sous-traitant de PAXEO pour la prestation de ces services.

Les renseignements communiqués sont limités à ce qui est nécessaire pour comprendre et traiter la demande : identité et coordonnées, organisation et rôle, nature du besoin, adresse ou référence du projet, disponibilités et, uniquement lorsqu’ils sont requis, les renseignements ou documents expressément sélectionnés.

Avant toute communication effectuée dans PAXEO, le destinataire, la finalité et les renseignements ou documents sélectionnés doivent être identifiables. PAXEO peut conserver la preuve de l’autorisation, la date, l’heure, l’expéditeur et le périmètre de la transmission.

Le Partenaire doit utiliser les renseignements uniquement pour la demande ou le mandat concerné et respecter ses propres obligations légales et professionnelles. Une prospection distincte, une revente ou une communication à un autre tiers nécessite un consentement valable ou une autre autorisation prévue par la loi.

Lorsqu’un incident de confidentialité chez un Partenaire concerne des renseignements reçus par l’intermédiaire de PAXEO et que PAXEO est concerné ou doit intervenir, le Partenaire doit collaborer conformément aux obligations applicables et informer PAXEO dans un délai raisonnable compatible avec la gestion de l’incident.

Selon les fonctions disponibles, un Client peut télécharger ou exporter son Dossier, le transmettre au courtier hypothécaire de son choix, à une institution financière qu’il a déjà choisie ou poursuivre avec un Courtier utilisant PAXEO.

PAXEO ne choisit pas le destinataire. Lorsqu’une transmission est effectuée dans PAXEO, l’Utilisateur doit vérifier le destinataire, la finalité, les documents, les versions et les permissions. Un lien peut être révoqué pour l’avenir, mais PAXEO ne peut récupérer une copie déjà téléchargée ou transmise hors de la Plateforme.

PAXEO distingue l’acceptation des CGU, la prise de connaissance de la Politique de confidentialité, les autorisations de partage, les consentements sensibles ou facultatifs et les consentements marketing lorsque ces éléments doivent être séparés.

PAXEO ne prend aucune décision de crédit, d’admissibilité, de risque, de financement ou de conformité fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Les statuts, extractions, calculs, alertes et indices de confiance sont des résultats techniques.

PAXEO conserve les renseignements seulement pendant la durée nécessaire aux finalités, aux engagements contractuels, aux instructions et aux obligations légales, sous réserve d’un incident, litige, gel de conservation ou obligation contraire.

PAXEO met en œuvre des mesures administratives, techniques et organisationnelles proportionnées à la sensibilité et à la quantité des renseignements. Selon les fonctions déployées, elles comprennent notamment le chiffrement des communications en transit, le chiffrement des données au repos avec des clés gérées côté serveur, des contrôles d’accès fondés sur les rôles, une authentification renforcée, la journalisation, le versionnage, des contrôles de fichiers, une protection anti maliciel, des sauvegardes et des procédures de récupération.

Il ne s’agit pas d’un chiffrement de bout en bout lorsque PAXEO doit techniquement traiter un document pour fournir le service. Aucun système n’est parfaitement sûr. Tout incident ou accès suspect doit être signalé à support@paxeo.ai

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, une personne peut demander l’accès aux renseignements personnels qui la concernent, leur rectification, la cessation de leur diffusion ou leur désindexation dans les cas prévus par la loi, leur portabilité dans un format technologique structuré et couramment utilisé lorsque le droit s’applique, ou le retrait d’un consentement lorsque celui-ci constitue le fondement du traitement.

Une demande concernant un Dossier administré par une Organisation cliente peut être coordonnée avec cette Organisation selon les responsabilités applicables. PAXEO coopère raisonnablement.

Toute demande peut être adressée à Cyril Torres, responsable de la protection des renseignements personnels, à contact@paxeo.ai Une vérification raisonnable de l’identité peut être exigée.

PAXEO tient un processus et un registre des incidents de confidentialité. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, PAXEO prend les mesures raisonnables pour réduire le risque et effectue les avis requis aux autorités et personnes concernées lorsque la loi l’exige.

Une question ou plainte peut être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels à contact@paxeo.ai Une personne peut également s’adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

À la date de la présente Politique, le Site et la Plateforme utilisent uniquement les témoins, jetons de session ou mécanismes de stockage local nécessaires à l’authentification, à la sécurité, à la protection anti-CSRF, aux préférences de langue ou de thème et au fonctionnement, ainsi que Cloudflare Turnstile pour la protection anti-robot.

PAXEO n’utilise actuellement ni Google Analytics, ni Meta Pixel, ni LinkedIn Insight Tag, ni Hotjar pour les services décrits par la présente Politique. Toute activation ultérieure d’une technologie non strictement nécessaire d’analyse ou de marketing devra être identifiée dans la Politique relative aux témoins et soumise au mécanisme de consentement applicable avant son activation pour l’Utilisateur concerné.

PAXEO n’utilise pas les mécanismes nécessaires de la Plateforme pour vendre des renseignements personnels ou faire de la publicité comportementale fondée sur le Contenu client.

Les comptes PAXEO sont destinés aux personnes âgées d’au moins dix-huit (18) ans. PAXEO ne cherche pas à recueillir sciemment des renseignements personnels auprès de mineurs pour leur créer un compte. Si des renseignements concernant un mineur apparaissent légitimement dans un document de Dossier, ils doivent être limités à ce qui est nécessaire et traités selon les exigences applicables.

La Politique peut être mise à jour lorsque les pratiques, fonctionnalités, fournisseurs, localisations, durées ou exigences juridiques changent. Toute modification importante est portée à l’attention des personnes concernées par un moyen approprié avant ou au moment de son entrée en vigueur, selon les circonstances et la loi.

Lorsqu’une nouvelle fonctionnalité implique un projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information ou d’une prestation électronique de services comportant des renseignements personnels, PAXEO réalise l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise lorsque la loi l’exige.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Cyril Torres - contact@paxeo.ai

Soutien et signalement de sécurité : support@paxeo.ai

Adresse : Les Solutions PAXEO Inc., 1123, rue Verreault, Marieville (Québec) J3M 1B6, Canada.